Vollständig papierloser Lieferprozess bei R&S Gourmets

R&S Gourmets setzt nun seit fast einem Jahr auf IMS.tour von LBS logics und profitiert seit daher von folgenden Vorteilen:

Elektronische Lieferpapiere
Keine redundanten manuellen Arbeitsschritte mehr
Lieferdaten, -dokumente und Fotodoku in Echtzeit

Über R&S Gourmets

R&S Gourmets GmbH ist ein Lebensmittelgroßhändler für die Spitzengastronomie und -hotellerie im Raum Österreich und Südbayern. Restaurants, Hotels, Feinkosthändler und Catering-Profis beziehen über das Salzburger Unternehmen Spezialitäten und Raritäten aus aller Welt für ihre Speisenkreationen. Langfristige Partnerschaften und eine gemeinsame Entwicklung prägen die Kundenbeziehungen von R&S Gourmets. Diese entstehen im Speziellen dort, wo die Lebensmittel vom Lieferanten an den Kunden übergeben werden.

Mit einer Mannschaft von über 30 Fahrern werden wöchentlich über 1.000 Lieferungen getätigt. Die bestellte Ware wird im Lager bereitgestellt, dann auf die mit Kühlsensoren ausgestatteten LKWs verladen. Die Auslieferung erfolgt in einer durchgeplanten Tour. Das Besondere bei R&S Gourmets: Zusätzliche Wochenangebote werden direkt vor Ort durch den Fahrer angeboten (Fahrerverkauf).

Anforderungen des Kunden

Für die komplette Abwicklung der Warenzustellung war natürlich eine Menge Papier im Einsatz. Bei über 1.000 Lieferungen in der Woche wurden so die Berge an Lieferpapieren und auch die damit verbundene manuelle Eingabe und Übertragung in das Warenwirtschaftssystem immer höher. Das analoge System verbrauchte demnach im Sinne der Nachhaltigkeit relevante Ressourcen und auch der Zeitaufwand für die manuelle Erfassung der Lieferpapiere war verbesserungsbedürftig.

Um effizienter zu werden und die Prozesse in der kompletten Abwicklung zu verschlanken, trat R&S Gourmets an LBS logics heran: Man hatte sich entschieden sämtliche Logistik-Dokumente und Abläufe zu digitalisieren. Dafür wünschte man sich eine möglichst rasche Umsetzung und auch die Möglichkeit die individuellen Besonderheiten, wie zB die grammgenaue Erfassung der ausgelieferten Lebensmittel und des Fahrerverkaufs, in die digitale Lösung zu integrieren.

Lösung mit IMS

Nach einer Pilotphase, in der die IMS.tour App durch einige Fahrer getestet und die Requirements noch verfeinert wurden, war man schnell von der digitalen Logistiklösung überzeugt: Seit Sommer 2022 ist IMS.tour bei R&S Gourmets im Einsatz. Wie ursprünglich gewünscht, ist der gesamte Lieferprozess digitalisiert.

Die im Warenwirtschaftssystem erfassten Bestellungen werden nun an IMS übermittelt, sodass schon bei der LKW-Beladung auf Zettel verzichtet werden kann. Die App wird von den R&S Gourmets Mitarbeitern auf Tablets genutzt.

Am Tablet übernimmt der Fahrer mittels digitaler Ladeliste die Waren zur jeweiligen Tour und checkt diese bei der Verladung auf Vollständigkeit. Für die Unterscheidung der teilweise sehr ähnlichen oder auch sehr exotischen Produkte sind Fotos pro Artikel hinterlegt. Fehlt ein Produkt teilweise oder komplett, können die Mitarbeiter im Büro gleich den Kunden kontaktieren.

Die Reihenfolge der anzufahrenden Kunden kann im Bedarfsfall vom Fahrer in der Stoppliste geändert werden. Ist vor Ort niemand anwesend, um die Ware entgegen zu nehmen und den digitalen Lieferschein zu unterschreiben, wird ein Foto der abgestellten Ware gemacht, welches am Lieferschein angedruckt wird.

Bei der Auslieferung an einen Kunden können Liefermengen oder -Preise angepasst und etwaige Reklamationen dokumentiert werden. Artikel aus dem Fahrerverkauf sowie Ladehilfsmittel werden ebenso erfasst.

Der Kunde quittiert schließlich mit seiner Unterschrift und beantwortet schnell und diskret eine Frage zur Kundenzufriedenheit mittels vordefinierten Antworten direkt am Tablet des Fahrers. Den Lieferschein erhält er umgehend automatisch per E-Mail.

Alle Daten, inklusive Temperatur bei Warenübergabe, stehen in Echtzeit auch den Büromitarbeitern zur Verfügung. Die Fahrer-App ist zudem offlinefähig – hat das Endgerät keinen Empfang gehen keine Daten verloren, sondern werden dann übermittelt, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

Vorteile

Papierlose Abwicklung im gesamten Lieferprozess:
Von der Beladung des LKWs, über die Auslieferung beim Kunden, bis hin zum Abschluss der Tour ist kein Papier mehr nötig! Der Fahrer wickelt alles über die Fahrer-App am Tablet ab.
Elektronischer Lieferschein:
Statt Zettelbergen und Handnotizen ist nun alles rund um eine Lieferung auf dem elektronischen Lieferschein gesammelt, inklusive Andruck des Fotos bei Warenabstellung. Übersichtlich und transparent für Kunde und Lieferant!
Keine redundanten manuellen Arbeitsschritte mehr:
Durch die digitale Übermittlung ist die Eingabe der Lieferpapiere in das Warenwirtschaftssystem nicht mehr notwendig. Es passiert vollautomatisch! Das spart Zeit und eliminiert Fehler durch die erneute Übertragung.
Lieferdaten in Echtzeit:
Fahrer und Büromitarbeiter haben ohne Zeitverzögerung Zugriff auf dieselben Daten. Auf Änderungen im Lieferprozess kann so umgehend reagiert und der Kunde rechtzeitig informiert werden.

Und das sagt der Kunde:

„Wir sind rundum zufrieden mit der Lösung von LBS logics! So konnten wir unsere Lieferabwicklung beschleunigen und sparen zudem auch jede Menge Papier ein. Da wir selbst auch Wert auf ein partnerschaftliches Verhältnis mit unseren Kunden legen, schätzen wir es sehr, dass dies bei LBS logics ebenfalls von Anfang an so gehandhabt wurde. Es hat uns also nicht nur die Software überzeugt, sondern auch der transparente Projektverlauf, die rasche Implementierung und die fortlaufende Betreuung. Alle im Vorfeld gesteckten Ziele wurden erreicht und teils übertroffen!“

Elvis Toromanovic, Geschäftsführer, R&S Gourmets GmbH